Schritt für Schritt durch die Navigation der effizienten Warenverfolgungs- und E-Commerce Software
Shiptrack is eine Sendungsverfolgungs- und E-Commerce Software mit dessen Hilfe Warenbewegungen detailliert verfolgt werden können. Sendungen können vom Zeitpunkt der Auslieferung bis hin zur Ankunft beim Kunden nachverfolgt werden.
Inhalt:
1.1 Login und Sendugsübersicht
1.3 Navigation und Nutzung von Filtern
1.5 Erstellen von Retourenfällen
2. Versandbenachrichtigung und Landingpage
1. Einleitung
Shiptrack bietet eine Reihe an Funktionen, die die Verfolgung von Sendungen vereinfachen und gleichzeitig detailliert wiedergeben. Bei Kundenanfragen zum verbleib der Sendung kann zum Beispiel schnell reagiert werden und ein detaillierter Sendungsstatus inklusive aller Auftragsdaten abgerufen werden. Eine weitere Möglichkeit ist das Erstellen von Retourenfällen direkt aus der Shiptrack Applikation heraus. Ebenso gibt es die möglichkeit individuelle Sendungsbenachrichtigungen und Landingpages zu erstellen.
Im Folgenden Tutorial wird Schritt für Schritt dargestellt, wie die Software mit Leichtigkeit zu navigieren ist.
Als Hinweis sei gegeben, dass sensible Daten in den dargestellten Beispielen anonymisiert wurden.
1.1 Login und Sendungsübersicht
Nachdem die Login Daten verfügbar sind wird Shiptrack über den Browser über http://www.shiptrack.com aufgerufen und die Login Daten eingegeben.
Anschließend zeigt Shiptrack alle versendeten Aufträge der letzten 30 Tage an. Diese sind in der Reihenfolge nach dem Datum aufgeführt, das jüngste Datum zuerst.
In der folgenden Abbildung sind die drei letzten Sendungen zu sehen. Aus der Abbildung geht hervor, dass alle drei Sendungen am 21.01.2023 mit DHL und innerhalb Deutschlands versendet wurden. Rechts neben der Kundenadresse sind die sogenannten Referenznummern aufgelistet, welche von 1 bis 5 nummeriert sind.
Bedeutend ist vor allem die Nummer 2 der Referenznummern, denn diese zeigt in der Regel die Auftragsnummer bzw. Webshop-Bestellnummer an. So lässt sich die Sendung direkt dem Auftrag zuordnen.
1.2 Wichtige Symbole
Unter den Referenznummern befinden sich eine Reihe an kleinen Symbolen.
Brief-Symbol = Anzahl an Paketen, welche durch wbv bereitgestellt wurde
Dokument-Symbol = Anzahl an beiliegenden Dokumenten
Sprechblasen-Symbol = Notizen
Warnzeichen-Symbol = zeigt an, ob es Probleme beim Transport gibt, wie z.B. einen Schaden oder wenn ein Paket aus anderen Gründen nicht zugestellt werden kann
Etikett-Symbol = bestätigt die Schritte im verlauf einer Sendung. Wird eine 1 angezeigt, steht dies für den Ausgang der Sendung. Wird eine 2 angezeigt, lässt sich ein Zustellnachweis einsehen.
Im Feld ganz rechts finden sich Sendungsnummer, Versandart, Versanddatum, Abholdatum und Zustelldatum. Außerdem wird durch das kleine Logo oben rechts erkenntlich, mit welchem Versanddienstleister versendet wurde. Im Beispiel ist es, wie bereits oben erwähnt, DHL.
Unten links sieht man im Beispiel ein Symbol, welches zwei Dokumentenordner mit einem Pfeil darstellt. Insgesamt gibt es vier verschiedene Symbole, die in diesem Bereich angezeigt werden können:
Das vorab beschriebene Symbol mit den beiden Dokumentenordnern zeigt an, dass die Sendungsdaten elektronisch an den Versanddienstleister übermittelt wurden und das Paket zur Abholung bereitsteht.
Das zweite Symbol zeigt einen LKW, welcher dafür steht, dass die Sendung bereits auf dem Weg zum Empfänger ist. Solange das Paket unterwegs ist wird dieses Symbol angezeigt.
Hinweis: Das LKW Symbol wird auch angezeigt, wenn das Paket sich nicht weiterbewegt. Sollte sich ein Paket mehr als 5 Werktage seit dem letzten Status nicht weiterbewegen ist es ratsam unseren Kundensupport zu kontaktieren, damit eine sogenannte Laufzeitbeschwerde beim Versanddienstleister eingereicht werden kann.
Das letzte Symbol zeigt ein beschädigtes Paket an und ist rot unterlegt. Damit wird unterstrichen, dass bei der Sendung ein Problem vorliegt. Dies kann ein Transportschaden sein, es kann sich aber auch um einen Adressfehler oder ein allgemeines Problem hinsichtlich der Zustellung handeln. genaueres ist dem Sendungsverlauf zu entnehmen, worauf im Folgenden noch spezifisch eingegangen wird.
1.3 Navigation und Nutzung von Filtern
Zunächst einmal ist es wichtig die allgemeine Navigation im Shiptrack kennenzulernen. Wie eingangs beschrieben, werden nach dem Login alle Sendungen der letzten 30 Tage, angefangen beim jüngsten Datum angezeigt. Natürlich gibt es eine Reihe an Filtermöglichkeiten. Die für die alltägliche Bedienung bedeutendsten Filter werden im Folgenden einzeln erläutert.
Eingangs wird die Suchleiste mit der Beschriftung "Wonach suchen Sie?" auffallen. Anhand dieser ist es möglich Sendungen anhand des Empfängernamens oder der Sendungsnummer zu suchen.
Wenn ein Name oder eine Sendungsnummer eingegeben wird, kann es vorkommen, dass kein Ergebnis angezeigt wird. Der Grund dafür liegt am Filter des angezeigten Zeitraums.
Aus der Abbildung geht hervor, dass die Sendungen innerhalb des Zeitraumes von 30 Tagen angezeigt werden. Beim Klick auf den Filter hat man die Möglichkeiten zwischen verschiedenen Zeiträumen auszuwählen. Auch die Ansicht eines einzelnen Tages ist möglich, indem man diesen im Kalender entsprechend anklickt.
Direkt daneben findet man das Drop-Down-Menu "Status":
Der Filter Status ermöglicht es, Sendungen nach verschiedenen Status anzuzeigen.
Zum Beispiel möchte man eine Übersicht über Probleme wie Transportschäden oder nicht zustellbare Pakete erhalten, so klickt man auf den Filter "Problem" und es werden alle Sendungen der letzten 30 Tage, bei welchen ein Problem aufgetreten ist, angezeigt.
Als nächstes kann nach Frachtführen gefiltert werden. In der Regel werden Sendungen mit DHL bzw. der deutschen Post versendet. In Ausnahmefällen wird aber vielleicht ein anderer Versanddienstleiter in Anspruch genommen. Der Filter "Alle Frachtführer" bietet dementsprechend die Möglichkeit, die Sendungen nach Versanddienstleister zu filtern.
1.4 Datenexport
Kein Filter, sondern eine Option Daten zu exportieren bietet der Menüpunkt Export.
Anhand dieser Auswahl lassen sich Sendungsdaten als CSV oder Excel Datei generieren.
Auch hierfür ist es erforderlich zunächst den gewünschten Zeitraum auszuwählen.
Von der Gesamtübersicht mit ihren Filtermöglichkeiten ist es selbstverständlich auch möglich sich einzelne Sendungsverläufe anzuschauen:
Im obigen Beispiel wird ein zügiger und dementsprechend kurzer Sendungsverlauf angezeigt. Oben in der Tabelle wird immer der aktuellste Status angezeigt und unten der erste Status, dieser lautet meist "Die Sendung wurde elektronisch angekündigt. Sobald die Sendung von uns bearbeitet wurde, erhalten sie weitere Informationen." Erkenntlich ist, dass die Sendung am 20.01.2023 versendet wurde und am Folgetag, dem 21.02.2023 beim Empfänger eingetroffen ist (grün unterlegter Status).
Oben unter der Beschriftung Dokumente findet sich ein Liefernachweis der heruntergeladen werden kann.
1.5 Erstellen von Retourenfällen
Eine weitere Möglichkeit die Shiptrack bietet, ist die Erstellung von Retourenfällen. Eine Möglichkeit einen Retourenfall zu erstellen ist über die Sendungsdetails geboten, welche in diesem Abschnitt vorgestellt wurden.
Beispielsweise kündigt ein Kunde eine Retoure telefonisch oder per E-Mail an, so ist die Möglichkeit gegeben über die Eingabe der Sendungsnummer und die aufgerufenen Sendungsdetails einen Retourenfall zu eröffnen. Dies geschieht über den dafür vorgesehenen Button (siehe rote Markierung oben). Nach dem Klick erscheint ein Formular, welches mit den entsprechenden, kundenbezogenen Daten zu füllen ist (sofern nicht vorausgefüllt). Nach dem Speichern ist der Fall erstellt. Wahlweise kann jetzt schon über den Button "Annehmen" der Fall direkt bestätigt werden. Ansonsten wird er als offener Fall in die Retourenverwaltung übernommen (siehe unten).
Wird der Fall nicht direkt angenommen muss er im letzten Schritt bestätigt werden. Dies geschieht über die Retourenverwaltung, welche man über die Einstellungen aufrufen kann.
In der Retourenverwaltung werden alle Retourefälle aufgelistet. Anhand der Symbole erkennt man den aktuellen Status des Falls.Mithilfe der Daumen in der Spalte Aktionen können Fälle schnell angenommen oder abgelehnt werden.
Detallierte Infos zu einem Fall erhält man, wenn man auf den Stift unter "Aktionen" klickt. Dort findet man nach Annahme des Retourenfalles die Retourelabel zum herunterladen.
Hinweis: Auch wenn die E-Mail Adresse des Kunden angegeben wird, werden zum jetzigen Zeitpunkt keine Retourelabel automatisch per Mail versendet!
2. Versandbenachrichtigungen und Landingpage
Es ist möglich, Versandbenachrichtigungen über Shiptrack in Ihrem Corporate Design zu versenden. Um Ihre Customer Experience zu verbessern, kann nicht nur bei Versand des Pakets sondern auch bei Problemfällen, wie einer Verzögerung in der Zustellung, eine Nachricht an den Kunden gesendet werden. So wird der Kunde proaktiv auf die Verzögerung hingewiesen und muss sich nicht bei Ihrem Kundensupport melden, um zu erfahren, weshalb ihn sein Paket später erreicht.
Zusätzlich zu den Versandbenachrichtigungen kann eine Landingpage erstellt werden. Auf diese wird der Kunde geleitet, wenn er den Trackinglink in der Versandbenachrichtigung anklickt.
Ein Beispiel für die Landingpage finden Sie hier: Landingpage Beispiel
Der Kunde kann direkt über Landingpage Kontakt mit Ihnen aufnehmen oder selbst eine Retoure anmelden. Dabei können die Buttons je nach Wunsch ein – oder ausgeblendet werden.
Darunter ist direkt für den Kunden erkennbar, wie der aktuelle Status seiner Sendung ist, mit welchem Paketdienstleister versendet wurde, sowie welche die Absender- und Empfängerdaten hinterlegt sind. Ist die Sendung noch nicht zugestellt, hat der Kunde unter dem Paketdienstleister die Möglichkeit die Zustellung anzupassen, und beispielsweise einen Ablageort zu hinterlegen.
Im unteren Teil der Landingpage findet sich noch einmal der detaillierte Sendungsverlauf, wie es auch bei anderen Sendungsverfolgungen üblich ist.
Bei Interesse an der Shiptrack-Sendungsverfolgung in Ihrem Corporate Design kontaktieren Sie uns gerne unter support@wbv-distribution.de .